O diagnóstico arquivístico como ferramenta de aferição da maturidade e de melhoria contínua : contribuições para uma governança arquivística de excelência no Brasil

Abstract

A informação é um dos ativos mais importantes para as organizações. Porém, para que seja útil, a informação precisa estar organizada em padrões de gestão no âmbito da arquivística contemporânea e disponível para acesso público, realidade não observada na maioria das instituições públicas brasileiras. A alteração deste cenário desfavorável, passa por um trabalho de identificação da situação de cada instituição, resultado obtido por meio do diagnóstico da situação arquivística. Entretanto, somente a aplicação do diagnóstico seguindo o que há disponível na literatura brasileira não é suficiente para a melhoria da gestão da informação arquivística nas instituições. É necessário identificar o nível de maturidade e pensar numa governança para que tal maturidade seja aumentada. O nível de maturidade será identificado nos resultados gerados pelo próprio diagnóstico, permitindo que a instituição inicie um processo de melhoria contínua. Para controle da maturidade, a instituição contará com um conjunto de ações resultantes do próprio diagnóstico, fator inovador em relação aos modelos tradicionalmente aplicados no Brasil. As ações serão elencadas e classificadas por prioridade de execução em curto, médio e longo prazo, considerando a criticidade resultante da aplicação associada das matrizes SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) e GUT (Gravidade – Urgência – Tendência). Portanto, foi criado e disponibilizado um modelo de diagnóstico arquivístico que gere inovação tecnológica por meio da elaboração de um conjunto de ações que contribuam para a melhoria da maturidade em gestão de documentos em instituições públicas brasileiras. Os objetivos específicos são: avaliar modelos de diagnóstico arquivístico aplicados em instituições públicas brasileiras e seus resultados; analisar a existência de modelo (s) de maturidade em gestão de documentos aplicado (s) às instituições públicas brasileiras; definir os requisitos necessários para um protocolo para elaboração de um diagnóstico arquivístico; aplicar o protocolo em uma instituição pública brasileira de atuação nacional para avaliar o protocolo.