O fenômeno das massas documentais acumuladas na Administração Pública do Distrito Federal : análise contextual na Polícia Militar do Distrito Federal

Abstract

A pesquisa em questão teve como objetivo comprovar a relação existente entre a gestão de documentos e as massas documentais acumuladas no serviço público, caracterizando o ônus decorrente para as atividades desenvolvidas nos órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal, em termos de acesso às informações sob custódia. Metodologicamente e em caráter amostral, realizou-se um estudo de caso na Polícia Militar do Distrito Federal (PMDF), órgão especializado da Administração Direta Distrital, com o objetivo de conhecer a percepção institucional acerca de seu programa de gestão de documentos e da política arquivística implantada. Para tanto e devido à extensão e complexidade do tema, além de evitar a abordagem do objeto da pesquisa de forma redundante, foram realizados três recortes essenciais na abordagem, sendo o primeiro relativo à delimitação do campo de estudo da própria gestão de documentos, ou seja, a análise ficou restrita apenas às questões sobre o tratamento técnico-arquivístico, com ênfase para a função Classificação Arquivística e sua relação com as massas documentais acumuladas; o segundo, como dito, focou na Administração Direta do Distrito Federal, onde a pesquisa se restringiu ao contexto da PMDF; e o terceiro e último recorte circunscreveu as massas documentais acumuladas em suporte papel, embora a preocupação com a massa documental digital seja uma constante. Nesse contexto, com a expectativa oriunda dos dados obtidos da pesquisa foi possível demonstrar o patamar do conhecimento institucional sobre o tema, em consonância com os indicadores definidos pelo Arquivo Nacional, no tocante ao Índice de Maturidade aplicado à gestão de documentos, de modo que se pudesse enquadrar, como base nos indicadores selecionados, o nível em se encontra o programa de gestão de documentos da PMDF. Espera-se que o resultado da pesquisa proporcione, claramente, benefícios diretos de ordem acadêmica, institucional e social à administração pública distrital, na figura de seus órgãos e entidades, à medida que visa consolidar arcabouço técnico sobre a temática, principalmente, ao identificar e propor soluções para os problemas advindos do gargalo arquivístico resultante desta relacão e que culmina com o problema estudado.